Errores habituales al preparar una empresa para VERI*FACTU y cómo evitarlos

Preparar una empresa para VERI*FACTU no consiste únicamente en instalar un programa nuevo de facturación.

La adaptación afecta a la forma en la que se crean, registran, modifican, anulan y conservan las facturas. También puede obligar a revisar procesos internos, datos de clientes, series de facturación, permisos de usuarios y la integración entre el programa de gestión y otros sistemas.

Muchas pymes están esperando a que se acerque la fecha límite para actuar. Sin embargo, dejarlo para el último momento puede provocar errores, interrupciones en la facturación y decisiones precipitadas.

En este artículo repasamos los errores más habituales al preparar una empresa para VERI*FACTU, qué problemas pueden generar y cómo organizar una adaptación práctica.

¿Qué es exactamente VERI*FACTU?

VERI*FACTU es una de las modalidades previstas dentro de los requisitos aplicables a los Sistemas Informáticos de Facturación.

De forma resumida, un sistema que cumpla la normativa debe garantizar aspectos como:

• Integridad de los registros de facturación.
• Trazabilidad de las operaciones.
• Conservación de la información.
• Inalterabilidad de los registros.
• Registro de determinados eventos del sistema.
• Generación de facturas con la información y los elementos exigidos.
• Capacidad de comprobar la relación entre facturas y registros.

En la modalidad VERI*FACTU, el sistema remite determinados registros de facturación a la Agencia Tributaria siguiendo las condiciones establecidas.

La adaptación no implica necesariamente que todas las empresas tengan que utilizar exactamente la misma modalidad. Lo importante es que el sistema informático utilizado cumpla los requisitos aplicables y que la empresa pueda demostrar que sus procesos son coherentes con la normativa.

La Agencia Tributaria dispone de un apartado específico sobre Sistemas Informáticos de Facturación y VERI*FACTU, con información general, preguntas frecuentes y documentación técnica.

¿Cuándo deben estar adaptados los sistemas?

Según la información publicada por la Agencia Tributaria tras la modificación introducida por el Real Decreto-ley 15/2025:

• Las entidades que presentan el Impuesto sobre Sociedades deben tener adaptados sus sistemas antes del 1 de enero de 2027.
• El resto de obligados tributarios deben tener adaptados sus sistemas antes del 1 de julio de 2027.

La propia AEAT indica que el periodo anterior a esas fechas puede utilizarse como periodo de pruebas. Esto permite comprobar el funcionamiento del sistema y corregir incidencias antes de que llegue la fecha límite.

Las fechas pueden depender de la situación concreta de cada empresa. Por eso es recomendable revisar el caso con la asesoría fiscal y con el proveedor del sistema de facturación.

Error 1: pensar que VERI*FACTU solo afecta al programa de facturación

Este es uno de los errores más frecuentes.

Una empresa puede tener un programa de facturación, un ERP, una aplicación para presupuestos, hojas de cálculo y facturas creadas desde diferentes dispositivos o departamentos.

Si solo se revisa el programa principal, pueden quedar fuera otros puntos de emisión de facturas.

Qué problemas puede provocar

• Facturas emitidas desde sistemas no adaptados.
• Series duplicadas o incoherentes.
• Diferencias entre la facturación del ERP y la contabilidad.
• Dificultades para reconstruir el historial de una factura.
• Procesos manuales difíciles de justificar.

Cómo evitarlo

Realiza un inventario de todos los puntos donde se generan facturas:

• Programa principal de facturación.
• ERP.
• TPV.
• Tienda online.
• Aplicaciones móviles.
• Hojas de cálculo.
• Herramientas conectadas con bancos o plataformas de pago.
• Sistemas utilizados por delegaciones o trabajadores.

La adaptación debe contemplar el circuito completo, no solo una aplicación concreta.

Error 2: confundir VERI*FACTU con la factura electrónica

VERI*FACTU y la factura electrónica están relacionados con la digitalización de la facturación, pero no son exactamente lo mismo.

VERI*FACTU se centra en los requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación y en los registros de facturación.

La factura electrónica, por su parte, afecta al formato y al envío de facturas electrónicas en determinados supuestos y relaciones comerciales.

Por qué esta confusión es peligrosa

Una empresa puede adquirir una solución que genere facturas electrónicas, pero que no cubra correctamente todos los requisitos de un sistema informático de facturación.

También puede ocurrir lo contrario: disponer de un sistema preparado para VERI*FACTU sin haber resuelto todavía los procesos específicos de factura electrónica que correspondan.

Qué hacer

Antes de contratar o cambiar una herramienta, define por separado:

• Qué requisitos debe cumplir el sistema de facturación.
• Qué clientes o proveedores necesitan factura electrónica.
• Qué formatos se van a utilizar.
• Cómo se enviarán y conservarán las facturas.
• Qué integraciones son necesarias con el ERP, la asesoría o la Administración.

Puedes ampliar esta diferencia en nuestro artículo sobre VERI*FACTU y factura electrónica para pymes.

Error 3: esperar a la fecha límite para empezar

Aunque todavía exista margen, la adaptación requiere tiempo.

No se trata únicamente de activar una opción en el software. Hay que comprobar datos, usuarios, series, permisos, integraciones y procedimientos internos.

Problemas habituales de dejarlo para el final

• Falta de disponibilidad del proveedor tecnológico.
• Migraciones apresuradas.
• Personal sin formación.
• Errores en los datos de clientes.
• Imposibilidad de probar todos los escenarios.
• Cambios improvisados durante un periodo de alta carga de trabajo.
• Dependencia de soluciones temporales.

La mejor estrategia es trabajar con un calendario por fases:

• Diagnóstico.
• Selección o revisión del sistema.
• Configuración.
• Pruebas.
• Formación.
• Puesta en marcha.
• Revisión posterior.

En nuestra guía sobre cómo preparar una empresa para VERI*FACTU sin caos interno explicamos este proceso con más detalle.

Error 4: confiar únicamente en lo que dice el proveedor

Que un programa anuncie que es “compatible con VERI*FACTU” no significa que la empresa esté automáticamente preparada.

Hay que conocer qué incluye exactamente esa adaptación.

Preguntas que conviene hacer al proveedor

• ¿Qué versión del sistema cumple los requisitos?
• ¿Qué cambios se han realizado?
• ¿La solución permite trabajar en modalidad VERI*FACTU?
• ¿Cómo se gestionan las facturas rectificativas?
• ¿Cómo se registran las anulaciones?
• ¿Existe trazabilidad de los cambios?
• ¿Qué ocurre si se pierde temporalmente la conexión?
• ¿Cómo se exportan o conservan los registros?
• ¿Qué documentación o declaración responsable facilita el proveedor?
• ¿Qué soporte ofrece durante las pruebas y la puesta en marcha?

La empresa debe entender el funcionamiento del sistema y no limitarse a conservar un mensaje comercial.

Error 5: no revisar las facturas rectificativas y las anulaciones

En muchos negocios se corrigen errores editando una factura existente o eliminándola directamente.

Ese método puede no ser compatible con los requisitos de trazabilidad e inalterabilidad que deben cumplir los sistemas.

Casos que deben probarse

• Error en el precio.
• Error en el IVA.
• Cliente incorrecto.
• Factura duplicada.
• Devolución de mercancía.
• Abono parcial.
• Factura anulada.
• Cambio de serie.
• Rectificación de una factura de ejercicios anteriores.
• Factura emitida por error y posteriormente cancelada.

El equipo debe saber cuándo corresponde emitir una factura rectificativa y cómo debe registrarse en el sistema.

No conviene improvisar este procedimiento cuando ya existe una incidencia real.

Error 6: mantener datos de clientes y productos desordenados

Un sistema puede cumplir técnicamente los requisitos, pero generar problemas si la información de partida está mal estructurada.

Algunos errores frecuentes son:

• NIF incorrectos.
• Razones sociales desactualizadas.
• Clientes duplicados.
• Direcciones incompletas.
• Tipos de IVA mal configurados.
• Productos con impuestos incorrectos.
• Series de facturación sin criterio.
• Descripciones ambiguas.
• Condiciones de pago distintas según el usuario.

Solución práctica

Antes de adaptar el sistema, conviene limpiar los datos maestros:

• Clientes.
• Proveedores.
• Productos y servicios.
• Tipos impositivos.
• Series.
• Numeraciones.
• Centros de trabajo.
• Usuarios y permisos.

La digitalización no corrige por sí sola los datos desordenados. En muchos casos, simplemente hace que los errores se repitan más rápido.

Error 7: no probar las integraciones

Muchas pymes utilizan varias herramientas conectadas:

• ERP.
• CRM.
• Tienda online.
• TPV.
• Plataforma de pagos.
• Programa contable.
• Herramienta de gestión documental.
• Automatizaciones con correo electrónico o WhatsApp.

Si una integración genera una factura sin pasar por el circuito correcto, la empresa puede perder control sobre el registro y la trazabilidad.

Checklist de pruebas

Comprueba al menos estos escenarios:

• Crear una factura manual.
• Crear una factura desde un presupuesto.
• Crear una factura desde un pedido.
• Emitir una factura desde la tienda online.
• Rectificar una factura.
• Anular una factura.
• Generar una factura con varios tipos de IVA.
• Emitir una factura con descuento.
• Emitir una factura desde un usuario con permisos limitados.
• Revisar qué ocurre si falla una integración.
• Verificar que la factura queda registrada correctamente.

Error 8: no formar a las personas que facturan

Un sistema correctamente configurado puede utilizarse mal.

Si los trabajadores siguen intentando borrar facturas, modificar documentos antiguos o crear facturas fuera del circuito previsto, aparecerán errores operativos.

La formación debe cubrir situaciones reales, no solo una demostración general del programa.

La formación debería explicar

• Cómo crear una factura.
• Cómo corregir un error.
• Cómo emitir una rectificativa.
• Qué hacer si una factura queda bloqueada.
• Cómo consultar el estado de un registro.
• Qué acciones no están permitidas.
• Cómo actuar si falla la conexión.
• A quién escalar una incidencia.

También es recomendable crear un pequeño procedimiento interno con capturas y ejemplos.

Error 9: no definir responsabilidades internas

La adaptación no debe depender de una única persona que conozca todo el sistema.

Si esa persona está de vacaciones, abandona la empresa o no puede atender una incidencia, el proceso puede quedar bloqueado.

Reparto recomendado

Define responsables para:

• Configuración del sistema.
• Relación con el proveedor.
• Revisión fiscal con la asesoría.
• Control de usuarios y permisos.
• Validación de facturas.
• Gestión de incidencias.
• Formación interna.
• Revisión periódica.

Una pyme no necesita crear una estructura compleja, pero sí debe saber quién toma cada decisión.

Error 10: olvidar la seguridad y las copias de respaldo

La adaptación a VERI*FACTU no elimina la necesidad de proteger la información empresarial.

Las facturas contienen datos fiscales, comerciales y personales. Además, la empresa necesita conservar la información y poder consultarla cuando sea necesario.

Revisa:

• Copias de seguridad.
• Control de accesos.
• Usuarios individuales.
• Contraseñas seguras.
• Permisos por función.
• Registro de actividad.
• Protección de dispositivos.
• Recuperación ante fallos.
• Acceso del proveedor externo.
• Conservación documental.

También es conveniente comprobar si las copias de seguridad permiten recuperar la información de forma utilizable, no solo almacenar archivos difíciles de consultar.

Checklist práctico para preparar una pyme

Sistemas y procesos

• Hemos identificado todos los sistemas que generan facturas.
• Sabemos qué versión del software utilizamos.
• Hemos confirmado con el proveedor el plan de adaptación.
• Hemos diferenciado VERI*FACTU de factura electrónica.
• Hemos revisado las integraciones con otros sistemas.
• Hemos documentado el circuito de facturación.

Datos y configuración

• Los datos fiscales de clientes están actualizados.
• No existen clientes duplicados.
• Los tipos de IVA están correctamente configurados.
• Las series y numeraciones tienen un criterio claro.
• Los usuarios tienen permisos adecuados.
• Se han revisado productos y servicios.

Pruebas

• Hemos emitido facturas de prueba.
• Hemos probado facturas rectificativas.
• Hemos probado anulaciones.
• Hemos probado descuentos y varios tipos de IVA.
• Hemos comprobado las facturas procedentes de integraciones.
• Hemos simulado una caída de conexión.
• Hemos verificado la conservación y consulta de los registros.

Organización

• Existe una persona responsable del proyecto.
• El equipo sabe cómo actuar ante errores.
• Hay un procedimiento interno documentado.
• Se ha formado a las personas que facturan.
• Se ha coordinado la revisión con la asesoría.
• Se han planificado revisiones posteriores.

Cómo preparar VERI*FACTU sin complicar la gestión

La adaptación debe servir también para mejorar la operativa diaria.

En lugar de tratar VERI*FACTU como un trámite aislado, puede ser un buen momento para:

• Centralizar la facturación.
• Reducir hojas de cálculo.
• Automatizar tareas repetitivas.
• Conectar facturación y contabilidad.
• Mejorar la gestión de gastos.
• Controlar permisos y aprobaciones.
• Evitar la duplicidad de datos.
• Consultar la información desde un único entorno.

Por ejemplo, una empresa puede aprovechar el proyecto para automatizar el circuito completo:

• Recibir un pedido.
• Validar los datos del cliente.
• Generar la factura.
• Registrar la operación.
• Enviar la documentación.
• Guardar el justificante.
• Notificar las incidencias.

La automatización de procesos para pymes permite abordar esta mejora de forma progresiva, empezando por los procesos que más tiempo consumen.

También es posible conectar agentes de IA con el ERP para ayudar a localizar información, detectar incidencias o acelerar tareas administrativas. Puedes consultar este caso sobre un agente IA integrado con un ERP.

¿Qué debería incluir una buena solución?

Una solución adecuada para una pyme debería adaptarse a su volumen, sector y forma de trabajar.

Como mínimo, conviene valorar:

• Facturación centralizada.
• Gestión de clientes y productos.
• Series y numeración controladas.
• Facturas rectificativas.
• Registro y trazabilidad.
• Gestión de usuarios y permisos.
• Integración con contabilidad.
• Automatización de tareas.
• Copias de seguridad.
• Soporte técnico.
• Capacidad de evolución.
• Formación para el equipo.

No siempre es necesario implantar una plataforma enorme. Lo importante es utilizar una solución coherente con la empresa y evitar que la adaptación genere más trabajo manual.

Conclusión

Los errores más habituales al preparar una empresa para VERI*FACTU no suelen estar únicamente en la tecnología.

También aparecen cuando:

• Se dejan las decisiones para el último momento.
• Se desconoce dónde se generan las facturas.
• Se confunde VERI*FACTU con la factura electrónica.
• No se prueban las rectificaciones y anulaciones.
• Se mantienen datos desordenados.
• No se forma al equipo.
• Se confía demasiado en una promesa comercial del proveedor.
• No se documentan los procesos internos.

La mejor forma de prepararse es realizar un diagnóstico, revisar el sistema actual, limpiar los datos, probar los casos reales y organizar el cambio por fases.

En PlataformasNetwork ayudamos a las empresas a digitalizar y automatizar sus procesos de gestión con soluciones prácticas, conectadas y adaptadas a cada negocio.

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