VERI*FACTU: qué es y cómo preparar tu empresa

VERI*FACTU es el nombre con el que habitualmente se conoce al conjunto de requisitos que deben cumplir determinados sistemas informáticos de facturación utilizados por empresarios y profesionales.

Su base normativa principal se encuentra en:

• El Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.
• El Real Decreto 254/2025, de 1 de abril.
• La Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre.
• La normativa tributaria relacionada con la integridad y trazabilidad de los registros de facturación.

El objetivo es que los registros generados por los sistemas de facturación sean:

• Íntegros.
• Conservables.
• Accesibles.
• Legibles.
• Trazables.
• Inalterables.

En la práctica, el sistema debe impedir que una factura o su registro se modifique o elimine sin que quede constancia de la operación realizada.

VERI*FACTU no sustituye las obligaciones generales de facturación ni cambia por sí mismo los impuestos aplicables. Su finalidad principal es regular cómo deben funcionar los programas y sistemas que intervienen en la emisión y registro de facturas.

¿A quién afecta VERI*FACTU?

La normativa afecta, con carácter general, a empresarios y profesionales que utilizan sistemas informáticos para emitir facturas, tanto completas como simplificadas, siempre que estén dentro del ámbito de aplicación del Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación.

Puede afectar, entre otros, a:

• Sociedades mercantiles.
• Pymes.
• Autónomos con actividad económica.
• Gestorías y asesorías.
• Empresas de servicios.
• Comercios y negocios con facturación recurrente.
• Empresas que utilizan ERP o programas de facturación.
• Organizaciones que gestionan facturas desde soluciones propias o integradas.

Existen determinados supuestos y exclusiones que deben analizarse individualmente. Por ejemplo, la Agencia Tributaria señala particularidades para quienes llevan sus registros mediante el Suministro Inmediato de Información —SII—, entre otros casos.

Por eso, no basta con instalar cualquier programa que incluya la palabra “VERI*FACTU”. Es necesario comprobar si el sistema se adapta realmente a la situación fiscal y operativa de la empresa.

¿Cuándo debe estar adaptada una empresa?

Según la información publicada por la Agencia Tributaria tras la modificación introducida por el Real Decreto-ley 15/2025:

• Las entidades que tributan por el Impuesto sobre Sociedades deberán tener adaptados sus sistemas antes del 1 de enero de 2027.
• El resto de obligados tributarios incluidos en el ámbito de la norma deberán tenerlos adaptados antes del 1 de julio de 2027.

Estas fechas deben interpretarse según la situación concreta de cada contribuyente y la normativa vigente en el momento de la adaptación.

La propia Agencia Tributaria contempla un periodo previo de pruebas. Esto permite revisar el funcionamiento del sistema antes de que llegue la fecha límite, detectar errores y formar al equipo.

No conviene esperar a la fecha límite

Aunque todavía exista margen, dejar la adaptación para el último momento puede provocar:

• Cambios apresurados de software.
• Problemas al migrar clientes y productos.
• Errores en las series de facturación.
• Falta de formación del personal.
• Dificultades para integrar el sistema con el ERP.
• Costes imprevistos.
• Interrupciones en la gestión diaria.

La mejor estrategia es comenzar con una revisión del sistema actual y preparar un plan de adaptación progresivo.

¿Qué requisitos debe cumplir el sistema de facturación?

Los sistemas informáticos de facturación deben aplicar mecanismos que permitan garantizar la seguridad y trazabilidad de los registros.

Entre los principales requisitos se encuentran los siguientes.

Integridad e inalterabilidad

El sistema debe evitar modificaciones ocultas de los registros de facturación.

Si se produce una rectificación, anulación o corrección, debe quedar registrada de forma adecuada, manteniendo la trazabilidad de la operación.

Conservación y accesibilidad

Los registros deben conservarse durante el periodo exigido y poder consultarse cuando sea necesario.

La empresa debe poder acceder a la información y, en determinados casos, exportarla en un formato adecuado.

Trazabilidad

Los registros deben seguir una secuencia lógica que permita identificar cómo se han generado y qué relación existe entre ellos.

Esto ayuda a detectar saltos, duplicidades, eliminaciones o alteraciones no justificadas.

Huella o hash

Los registros de facturación se vinculan mediante mecanismos de seguridad basados en una huella digital o hash.

Para generar el hash pueden utilizarse datos del registro anterior, creando una relación entre facturas consecutivas.

Código QR

Las facturas emitidas por los sistemas incluidos en la normativa deberán incorporar un código QR conforme a las especificaciones aplicables.

Este código contiene información de la factura y una dirección de la Sede electrónica de la Agencia Tributaria.

Registro de eventos

En determinadas modalidades de cumplimiento, el sistema debe mantener un registro de eventos que permita conocer acciones relevantes realizadas en el sistema.

Declaración responsable

Los productores y comercializadores de sistemas informáticos de facturación deben declarar que sus soluciones cumplen los requisitos establecidos.

La empresa usuaria debe trabajar con un sistema que disponga de las garantías y documentación correspondientes.

¿Qué diferencia hay entre VERI*FACTU y NO VERI*FACTU?

La normativa contempla dos modalidades principales de funcionamiento.

Modalidad VERI*FACTU

En esta modalidad, el sistema remite a la Agencia Tributaria los registros de facturación de acuerdo con los requisitos establecidos.

Entre sus características se encuentran:

• Remisión electrónica de los registros.
• Funcionamiento más automatizado.
• Mayor facilidad para acreditar el envío de la información.
• Inclusión del código QR en la factura.
• Posibilidad de verificación de determinados datos de la factura.

Modalidad NO VERI*FACTU

En esta modalidad, los registros se conservan en el propio sistema de facturación sin realizar necesariamente el mismo envío inmediato que caracteriza a VERI*FACTU.

A cambio, el sistema debe incorporar medidas de seguridad adicionales, como mecanismos de firma electrónica y registro de eventos, según corresponda.

La elección de una modalidad u otra depende de la situación de la empresa, el software disponible y la estrategia de cumplimiento.

No es recomendable elegir únicamente por comodidad o precio. Hay que valorar también:

• Capacidad técnica del programa.
• Integración con el ERP.
• Facilidad de uso.
• Soporte del proveedor.
• Posibilidad de exportar datos.
• Gestión de facturas rectificativas.
• Automatización de procesos.
• Coste de mantenimiento.
• Escalabilidad futura.

Cómo preparar tu empresa para VERI*FACTU paso a paso

1. Haz un inventario de tus sistemas actuales

Identifica todas las herramientas que intervienen en la facturación:

• Programa de facturación.
• ERP.
• Odoo.
• Hojas de cálculo.
• Aplicaciones de TPV.
• Herramientas conectadas con bancos.
• Plataformas de comercio electrónico.
• Integraciones con gestorías.
• Sistemas propios desarrollados a medida.

En muchas empresas no existe un único sistema. Puede haber varias herramientas generando facturas o datos relacionados.

2. Comprueba cómo se generan y conservan las facturas

Analiza cuestiones como:

• ¿Existe una numeración ordenada?
• ¿Se pueden modificar facturas ya emitidas?
• ¿Cómo se registran las anulaciones?
• ¿Se pueden localizar rápidamente todas las facturas?
• ¿Existe una copia de seguridad?
• ¿Se pueden exportar los registros?
• ¿Qué ocurre si se pierde el acceso al programa?
• ¿Las facturas rectificativas quedan correctamente relacionadas?

Esta revisión permite detectar riesgos antes de iniciar la adaptación.

3. Consulta al proveedor del software

Pide información concreta sobre:

• Adaptación al Real Decreto 1007/2023.
• Compatibilidad con el Real Decreto 254/2025.
• Estado de desarrollo de la solución.
• Modalidades VERI*FACTU disponibles.
• Generación del código QR.
• Gestión del hash y encadenamiento.
• Registro de eventos.
• Declaración responsable.
• Exportación de registros.
• Integración con otros sistemas.
• Soporte durante la puesta en marcha.

Evita aceptar respuestas genéricas como “el programa estará preparado”. Solicita información técnica y un calendario claro.

4. Revisa la integración con tu ERP

Si la empresa utiliza un ERP, la adaptación no debe limitarse a emitir una factura correctamente.

También hay que revisar:

• Clientes y proveedores.
• Productos y servicios.
• Series de facturación.
• Impuestos.
• Facturas rectificativas.
• Abonos.
• Pagos y vencimientos.
• Contabilidad.
• Integraciones externas.
• Automatizaciones internas.
• Usuarios y permisos.

Una solución aislada puede generar duplicidades y errores si no está conectada correctamente con el resto de la gestión empresarial.

5. Ordena los datos antes de migrar

Antes de cambiar o actualizar el sistema, conviene limpiar:

• Clientes duplicados.
• Productos repetidos.
• NIF incorrectos.
• Direcciones incompletas.
• Series antiguas.
• Facturas pendientes.
• Datos de contacto obsoletos.
• Configuraciones fiscales incorrectas.

La adaptación a VERI*FACTU es una buena oportunidad para mejorar la calidad de los datos de la empresa.

6. Realiza pruebas con casos reales

No pruebes únicamente una factura sencilla.

Incluye casos como:

• Factura ordinaria.
• Factura simplificada.
• Factura rectificativa.
• Abono.
• Cliente extranjero.
• Operación exenta.
• Diferentes tipos de IVA.
• Varias series de facturación.
• Factura anulada.
• Factura con descuentos.
• Factura generada desde una integración externa.

Las pruebas deben comprobar tanto la factura visible como el registro que queda almacenado en el sistema.

7. Forma al equipo

El personal debe saber:

• Qué cambios introduce el nuevo sistema.
• Cómo emitir una factura.
• Cómo corregir un error.
• Cuándo utilizar una factura rectificativa.
• Qué operaciones no deben hacerse manualmente.
• Cómo consultar el estado de una factura.
• Cómo actuar ante un error de conexión.
• A quién acudir si aparece una incidencia.

La tecnología solo funciona correctamente cuando el equipo conoce el proceso.

8. Documenta el procedimiento interno

Prepara una guía sencilla con:

• Cómo se emiten las facturas.
• Qué usuarios pueden modificar datos.
• Cómo se gestionan las rectificaciones.
• Cómo se realizan las copias de seguridad.
• Cómo se exportan los registros.
• Qué hacer ante una incidencia.
• Cómo se revisan las series.
• Cómo se valida la información antes de facturar.

Una documentación clara reduce la dependencia de una sola persona y facilita la continuidad del negocio.

Errores frecuentes al preparar VERI*FACTU

Esperar a que llegue la fecha límite

La adaptación puede requerir cambios en el software, los datos y los procesos internos. Es mejor planificarla con tiempo.

Pensar que solo hay que añadir un código QR

El QR es una parte visible de la factura, pero el cumplimiento afecta al funcionamiento completo del sistema.

Mantener hojas de cálculo como herramienta principal

Las hojas de cálculo pueden servir para determinados controles, pero no sustituyen necesariamente a un sistema de facturación adaptado.

Cambiar de programa sin revisar las integraciones

Si el nuevo sistema no se conecta con el ERP, la contabilidad, la tienda online o las herramientas internas, pueden aparecer duplicidades y errores.

No probar las facturas rectificativas

Las facturas rectificativas y anulaciones son operaciones especialmente importantes para comprobar la trazabilidad.

Elegir solo por precio

Una solución barata puede resultar costosa si no ofrece soporte, integración o capacidad de crecimiento.

No revisar las obligaciones concretas de la empresa

La aplicación de la normativa puede variar según el tipo de contribuyente, el régimen fiscal y la forma de llevar los registros.

¿Puede VERI*FACTU ayudar a mejorar la gestión?

Sí. Aunque la adaptación nace de una obligación normativa, también puede convertirse en una oportunidad para mejorar la operativa.

Un sistema correctamente implantado puede ayudar a:

• Reducir errores de facturación.
• Evitar duplicidades.
• Localizar facturas con rapidez.
• Mejorar el control de cobros.
• Automatizar tareas administrativas.
• Conectar facturación y contabilidad.
• Disponer de una trazabilidad más clara.
• Reducir el uso de documentos dispersos.
• Obtener una visión más completa del negocio.

El objetivo no debería ser únicamente “cumplir”. También conviene preguntarse cómo puede la empresa facturar mejor, cobrar antes y trabajar con menos tareas manuales.

VERI*FACTU y Odoo: qué debería revisar una empresa

Las empresas que utilizan Odoo o una solución ERP similar deberían revisar especialmente:

• Versión instalada.
• Módulos de facturación activos.
• Localización fiscal española.
• Series de facturación.
• Facturas rectificativas.
• Integración con contabilidad.
• Conectores externos.
• Personalizaciones propias.
• Automatizaciones.
• Accesos y permisos.
• Actualizaciones del proveedor o integrador.

En instalaciones muy personalizadas, no siempre basta con actualizar un módulo. Puede ser necesario revisar desarrollos propios e integraciones que intervienen en la emisión de facturas.

¿Qué debería hacer ahora una pyme?

Un plan práctico puede ser el siguiente:

• Identificar todas las herramientas de facturación.
• Confirmar si la empresa está dentro del ámbito de aplicación.
• Consultar la situación actual del proveedor.
• Revisar las integraciones con el ERP.
• Preparar una copia de seguridad y un inventario de datos.
• Definir la modalidad de cumplimiento más adecuada.
• Realizar pruebas con operaciones reales.
• Formar al equipo.
• Documentar el procedimiento.
• Revisar periódicamente la normativa oficial.

No es necesario transformar toda la empresa de un día para otro. Lo importante es comenzar con un diagnóstico ordenado y tomar decisiones basadas en la realidad del negocio.

Conclusión

VERI*FACTU supone un cambio relevante en la forma en la que deben funcionar muchos sistemas informáticos de facturación.

Para las pymes, prepararse no consiste únicamente en cambiar de programa o añadir un código QR. Es necesario revisar los procesos, los datos, las integraciones y la forma en la que se gestionan las facturas.

Las empresas que empiecen con antelación podrán adaptarse con menos presión y aprovechar el proceso para digitalizar tareas, reducir errores y mejorar el control de su gestión.

En PlataformasNetwork ayudamos a las empresas a revisar sus procesos de facturación, automatizar tareas administrativas e integrar soluciones de gestión adaptadas a sus necesidades.