VERI*FACTU y factura electrónica: diferencias que debe conocer una pyme

Muchas pymes están utilizando como si fueran sinónimos dos conceptos que responden a obligaciones y objetivos diferentes: VERI*FACTU y factura electrónica.

Ambos forman parte de la digitalización de la facturación, pero no regulan exactamente lo mismo. Confundirlos puede llevar a elegir un software inadecuado, retrasar la adaptación o pensar que cumplir con uno implica cumplir automáticamente con el otro.

En este artículo explicamos las diferencias de forma práctica y qué debería revisar una pyme antes de cambiar su sistema de facturación.

Qué es VERI*FACTU

VERI*FACTU es la denominación habitual de una modalidad de funcionamiento de los sistemas informáticos de facturación —SIF— regulados por el Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023.^[1][2]

Su finalidad es reforzar la integridad, trazabilidad, conservación e inalterabilidad de los registros de facturación. En la modalidad VERI*FACTU, el sistema remite a la Agencia Tributaria los registros de facturación conforme a las condiciones técnicas aplicables y permite verificar la información de la factura mediante los elementos exigidos por la normativa.

Dicho de forma sencilla: VERI*FACTU se centra principalmente en cómo funciona el sistema que genera y conserva los registros de facturación.

Qué implica para una pyme

Una empresa que utilice un programa de facturación debe asegurarse de que el sistema:

• Evita la modificación o eliminación irregular de registros.
• Mantiene la trazabilidad de las operaciones.
• Conserva los registros y su documentación asociada.
• Permite exportar o poner la información a disposición de la Administración cuando proceda.
• Genera las facturas y elementos de verificación conforme a los requisitos aplicables.
• Puede funcionar en la modalidad VERI*FACTU o en otra modalidad admitida por el reglamento, según la configuración y las obligaciones correspondientes.

Por tanto, tener un programa que simplemente genere un PDF no demuestra por sí solo que el sistema esté adaptado.

Qué es la factura electrónica

La factura electrónica es una factura expedida y recibida en formato electrónico que debe cumplir los requisitos legales y técnicos aplicables. En las relaciones entre empresarios y profesionales, la Ley 18/2022 impulsó la obligación de expedir, remitir y recibir facturas electrónicas, además de exigir condiciones de interoperabilidad y acceso a la información sobre el estado de las facturas.^[3]

Su foco principal está en el formato, la emisión, la recepción, la interoperabilidad y el intercambio de la factura entre las partes.

Una factura electrónica no es simplemente una factura en papel convertida a PDF. Dependiendo del caso y del desarrollo reglamentario aplicable, puede requerir un formato estructurado o mecanismos que permitan su tratamiento automatizado.

Qué debe resolver la factura electrónica

Para una pyme, un sistema de factura electrónica debe facilitar al menos:

• La emisión y recepción digital de facturas.
• El intercambio con clientes y proveedores.
• La lectura automática de los datos.
• La interoperabilidad entre plataformas.
• La consulta y descarga de las facturas.
• El seguimiento de estados, como enviada, recibida, aceptada o pagada, cuando resulte aplicable.
• La integración con contabilidad, gestión de cobros y tesorería.

Su objetivo no es únicamente cumplir una formalidad: también puede ayudar a reducir errores de introducción de datos, acelerar la gestión y mejorar el control de los cobros.

VERI*FACTU y factura electrónica: diferencias clave

Ejemplo práctico 1: PDF enviado por correo

Una asesoría crea una factura en Word, la convierte a PDF y la envía por email.

• Es un documento digital enviado electrónicamente.
• Pero eso no significa automáticamente que el sistema cumpla los requisitos de un SIF adaptado a VERI*FACTU.
• Tampoco significa que el proceso resuelva todas las exigencias futuras de factura electrónica B2B.

El problema no es el PDF en sí. El problema es utilizarlo como sustituto de una solución completa de facturación digital sin revisar el sistema que lo genera, conserva y comunica.

Ejemplo práctico 2: software de facturación adaptado

Una empresa utiliza un software que registra cada factura, conserva la trazabilidad, permite operar en la modalidad correspondiente y conecta la facturación con la contabilidad y la gestión de clientes.

Ese sistema puede ayudar a cumplir los requisitos relacionados con los sistemas informáticos de facturación, pero la empresa debe comprobar también si necesita funcionalidades específicas para emitir o recibir factura electrónica con determinados clientes o plataformas.

Una cosa es que el software registre correctamente la factura y otra que la envíe e intercambie en el formato o canal requerido.

¿Puede una pyme cumplir con uno y no con el otro?

Sí.

Una pyme podría tener un sistema de facturación que cumpla los requisitos del sistema informático de facturación y, sin embargo, no disponer todavía de una solución adecuada para el intercambio de facturas electrónicas con todos sus clientes y proveedores.

También puede ocurrir lo contrario: una plataforma puede permitir enviar facturas electrónicas, pero no ofrecer las garantías necesarias sobre la integridad, trazabilidad y conservación de los registros de facturación.

Por eso, antes de contratar o cambiar de programa, conviene pedir al proveedor una respuesta concreta a estas dos preguntas:

• ¿Cómo se adapta la solución a los requisitos de los sistemas informáticos de facturación?
• ¿Cómo gestiona la emisión, recepción, intercambio e integración de facturas electrónicas?

Plazos: qué está confirmado y qué debe vigilarse

La Agencia Tributaria informa de que, tras la modificación introducida por el Real Decreto-ley 15/2025, las entidades que presentan el Impuesto sobre Sociedades deben tener adaptados sus sistemas informáticos de facturación antes del 1 de enero de 2027. Para el resto de obligados tributarios, el plazo indicado es antes del 1 de julio de 2027.^[1]

La propia AEAT señala además que el periodo anterior a esas fechas puede utilizarse como periodo de pruebas, con las condiciones indicadas en su información oficial.^[1]

En cuanto a la factura electrónica entre empresas y profesionales, la Ley 18/2022 establece el marco de impulso y obligación, pero su aplicación efectiva depende del desarrollo reglamentario y de los plazos que resulten aplicables en cada caso.^[3]

Por prudencia, una pyme no debería tomar decisiones basadas en titulares genéricos como “entra en vigor para todos el día X” sin comprobar la norma vigente y su situación concreta.

Recomendación práctica: preparar el sistema con antelación, aunque la fecha límite aplicable todavía no haya llegado. Cambiar procesos, formar al equipo y migrar datos suele requerir más tiempo del previsto.

Cómo preparar tu pyme paso a paso

1. Haz inventario de tu facturación

Identifica cómo facturas hoy, qué programa utilizas, cuántas facturas emites, qué clientes reciben tus facturas y qué proveedores te las envían.

2. Separa las necesidades de registro y de intercambio

No mezcles en una única comprobación el cumplimiento del SIF con la factura electrónica. Revisa por separado:

• Registro, integridad, trazabilidad y conservación.
• Emisión y recepción digital.
• Formatos e interoperabilidad.
• Integración con contabilidad y gestión.
• Control de estados y cobros.

3. Pide evidencias al proveedor

Solicita documentación sobre la adaptación del software, actualizaciones previstas, modalidades disponibles, exportación de registros, soporte y calendario de implantación.

Desconfía de mensajes comerciales que solo digan “compatible” sin explicar con qué norma, en qué versión y mediante qué funcionalidades.

4. Conecta facturación con el resto de la gestión

La adaptación es una buena oportunidad para centralizar clientes, presupuestos, facturas, gastos, cobros y contabilidad. Cuantas menos veces se copie manualmente la misma información, menor será el riesgo de errores.

5. Prueba antes de la fecha límite

Configura usuarios, series, impuestos, rectificativas, abonos, exportaciones y permisos. Realiza pruebas con casos reales y forma a las personas que emitirán o revisarán facturas.

Errores habituales que conviene evitar

• Pensar que VERI*FACTU y factura electrónica son exactamente lo mismo.
• Creer que enviar un PDF por email resuelve cualquier obligación digital.
• Esperar a la fecha límite para preguntar al proveedor.
• Cambiar de programa sin revisar la migración de clientes y facturas.
• No contemplar facturas rectificativas, abonos o diferentes series.
• Mantener la facturación aislada de la contabilidad y la gestión de cobros.
• No guardar evidencias de las pruebas y de la configuración realizada.

La oportunidad: digitalizar la facturación sin añadir complejidad

La adaptación normativa no debería convertirse en otro proceso manual. Una solución bien planteada puede centralizar la información, automatizar la lectura de facturas, reducir duplicidades y conectar la facturación con el ERP, la contabilidad y los procesos internos.

En PlataformasNetwork ayudamos a las empresas a analizar su operativa, seleccionar el enfoque adecuado y adaptar sus herramientas de gestión de forma práctica, con acompañamiento y sin tecnicismos innecesarios.